【第20回】ホームページの担当者が退職・不在になったら？放置の危険性と最初に行うべき3つの確認

突然訪れる「Web担当者の不在問題」

「前任のWeb担当者が急に退職してしまい、社内にホームページの仕組みが分かる人が誰もいない」
「更新したいお知らせがあるのに、ログイン情報や管理画面の場所すら分からない」

このようなご相談が、中小企業の経営者様や管理部門の方から私たちアルファスに数多く寄せられます。

近年、企業のWebサイトは単なる会社案内にとどまらず、採用活動、新規顧客の獲得、取引先からの信用確認など、企業の看板そのものとして重要な役割を果たしています。
しかし一方で、専任のWeb担当者を置く余裕がなく、「パソコンに詳しい特定の社員」や「前任者」に運用が一任され、業務がブラックボックス化してしまっているケースが後を絶ちません。

担当者が不在になったWebサイトを「現状問題なく表示されているから」とそのまま放置してしまうと、後々取り返しのつかないトラブルに発展する危険性があります。

今回は、Webサイトの担当者が退職・不在になった際に潜むリスクと、今すぐ確認しておくべき3つの重要ポイントについて詳しくお話します。

担当者不在のホームページを放置する3大リスク

日々の業務が忙しいと、Webサイトの管理はつい後回しになりがちです。
しかし、管理者が不在のまま放置されたサイトには、以下のような重大なリスクが潜んでいます。

1. ドメインやサーバーの契約失効（サイトの突然の消失）

最も多く、かつ致命的なトラブルが「ドメインやサーバーの更新停止」です。

ドメイン（会社のWeb住所）やサーバー（サイトを置く土地）の契約は、年単位での更新が必要なものが大半です。
前任者の個人名義や個人メールアドレス宛てに請求・更新通知が届いていた場合、退職後に通知に気づかず、ある日突然ホームページがインターネット上から完全に消えてしまうことがあります。
失効したドメインは第三者に取得され、悪質なサイトに転売されてしまうリスクすらあります。

2. セキュリティ事故・不正アクセスの被害

現在、多くの企業サイトがWordPressなどのCMS（コンテンツ管理システム）を用いて構築されています。CMSやプラグインは、定期的にセキュリティ更新を行わなければ脆弱性（セキュリティの穴）が生じます。

管理者がおらずアップデートが長期間停止しているサイトは、サイバー攻撃者にとって格好の標的です。
サイトの改ざん、偽サイトへのリダイレクト、訪問者へのウイルス感染、個人情報の漏洩などが起きると、企業の社会的信用は一瞬で失墜してしまいます。

3. 情報の陳腐化による信用の低下

新着情報が数年前の日付のまま止まっていたり、古い商品・役員情報・旧住所が掲載されたままになっていると、サイトを訪れた見込み顧客や求職者に「この会社は今も正常に営業しているのだろうか」と強い不信感を与えてしまいます。
更新できない状態そのものが、見えないところで大きな機会損失を生み出しています。

トラブルを防ぐために！今すぐ確認すべき「3つの引き継ぎ資産」

もし社内にWeb担当者がいなくなってしまった場合、何から手を付けるべきでしょうか。まずは焦らず、以下の3つの情報・資産が手元にあるか社内を確認してください。

① ドメインとサーバーの契約情報・管理画面アクセス

Webサイトの根幹となるインフラ情報です。

• ドメイン管理会社（お名前.com、ムームードメインなど）のログインID・パスワード
• レンタルサーバー会社（エックスサーバー、さくらのレンタルサーバなど）のログインID・パスワード
• 契約更新時の通知先メールアドレスおよび支払い方法（クレジットカードや請求書払い）の設定状況

これらが把握できていれば、サイトの突然の停止や消失を防ぐことができます。

② CMS（WordPress等）の管理者アカウント

日常的な記事の更新やページ編集を行うための管理画面情報です。

• 管理画面のURL（例：https://貴社ドメイン/wp-admin/ など）
• 最高権限（管理者権限）を持つユーザー名とパスワード

※「編集者権限」のアカウントしか残っていない場合、システムのアップデートや重要な設定変更ができない場合があります。必ず「管理者権限」のアカウントが存在するか確認しましょう。

③ 制作会社や外部委託先との契約書類

サイトの制作や過去の改修を依頼した制作会社がある場合、契約書や納品書、仕様書が残っているか確認します。
保守契約が現在も継続しているのか、単発の制作で契約が終了しているのかを明確にしておくことが大切です。

社内に詳しい人材がいない場合の解決策

確認を進めようとしても、

• 「書類をいくら探してもIDやパスワードが見当たらない」
• 「前任者と連絡がつかず、どこに何があるか見当もつかない」

という状況に直面することも少なくありません。ITに不慣れな社内スタッフだけでこれらを突き止めるのは、多大な時間と精神的負担がかかります。

そうした際に頼りになるのが、「Webサイト保守・管理の専門会社による引き継ぎ代行」です。

経験豊富な制作会社であれば、サイトの公開情報やネームサーバー情報などから利用しているサーバー会社やドメイン事業者を調査し、手元に残されたわずかな手がかりからでも安全に管理体制を再構築することが可能です。

アルファスが提供する「安心のまるごと引き継ぎサポート」

株式会社アルファスでは、他社で制作されたWebサイトや、担当者の退職・不在によって宙に浮いてしまったホームページの保守・更新・管理も行っております。

• 手元に情報が揃っていなくても安心
  現状の調査からID・パスワードの探索、安全な管理権限の移行まで伴走支援いたします。
• サーバー・ドメインの一元管理
  契約更新の漏れを防ぎ、安定したサイト稼働をお守りします。
• 滋賀から全国対応
  オンラインミーティングを通じて、全国どこからでもスムーズにご相談いただけます。

Web担当者が不在になった際、最も避けるべきは「分からないから」と問題を放置してしまうことです。
まずはドメイン・サーバー・CMSの状況を把握し、自社で対応が難しい場合は専門のプロに相談することが、貴社の資産と信用を守る最短のルートです。

「何から手をつけてよいか分からない」「誰に相談すればいいか迷っている」という経営者様・ご担当者様は、トラブルが起きる前にぜひ一度お気軽にご相談ください。

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