まずはじめに。
AIを一番活用できるのは中堅社員です。若手ではありません。
「新しい技術なのだから、デジタルネイティブの若手に任せるべき！」 そう考えている経営者の方も多いかもしれません。しかし、ビジネスにおけるAI活用では、むしろ経験豊富な中堅層こそが輝きます。
なぜ、そう言い切れるのか？ その話をする前に、まずはここ数年の「世の中のAI事情」を少し振り返ってみましょう。
ここ数年で「AI」という単語は世間を騒がせてきました。 著作権の問題やフェイク動画など、ネガティブなニュースも目立ちます。
その反面、大企業ではAIを導入して、業務の効率化を開始。
スマートフォンにもAIが導入され、若者の間では「チャッピー」と会話するのは当たり前。
「チャッピーに聞いてみる」という謎の会話が飛び交います。「チャッピーって誰だよ！」と思った人も多いはずです。
※チャッピーは、Z世代やα世代が対話型AI「ChatGPT」を呼ぶときの愛称です。「ジピる」は聞かないですね…。
そんな世の中になっていますが、多くの作業が数年以内にAIに置き換わるでしょう。
映画ターミネーターのようにスカイネットの反乱が起きないのを祈るばかりです。
では、中小企業はAIをどう活用すればいいのでしょうか。
AIは「話し相手」ではなく「超優秀な新入社員」
AIに「コンビニで買える風邪に効く商品」と入力すると、どんな商品があるか、どんな効果があるか、どのコンビニに売ってそうかまで教えてくれます。（※情報が合っているとは限りませんが）
ただ、これは「知りたいことを聞いて回答してもらっているだけ」です。 個人で使うのであれば、これで十分です。 しかし、ビジネスで使おうと思うとそういうわけにはいきません。
今、AIを「遊び」で使っている人と「仕事」で使っている人との差が開き始めています。 「話し相手」ではなく「超優秀な新入社員」として、なるべく早くAIに慣れるべきです。
そもそもAIを導入すると業務にどう活かせるのか？
AIを組み合わせることでさまざまなことができますが、メリットは主に３つあります。
- 時間の短縮
ゼロから作らなくてもAIが下書きを作ってくれるので、人間は修正だけすればよくなります。 - スキルの底上げ
Excelの関数やKintoneの設定もAIに聞けば、高度なやり方を教えてくれます。 - 人手不足の解消
人を雇うより、AI導入で解決できる場合があります。
実践！ AIに「謝罪メール」を書かせてみる
メール作成はビジネスの中でも結構な時間を使います。 特に「謝罪」といった頻度が高くないメールを送る場合、どういった文章がいいのか検索する人が多いと思います。 送信前の見直しも重要です。間違いがあったら、火に油を注ぐことになります。
例えば、
【状況】
・自社で〇〇の確認漏れがあり、商品に不具合が生じ、納期が遅延することになった
・先方への電話での謝罪は済んでいるが、非常に怒っているので、メールも送りたい
この内容（プロンプト）をAIに入力します。
すると、AIは一瞬で以下のような文章を作成します。
【AIの回答例 1】
株式会社△△ 部署名 お相手の役職 氏名 様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の（自分の氏名）でございます。
先ほどは、お電話にて多大なるご不快の念をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
改めて、メールにて深くお詫び申し上げます。
この度、弊社より納品予定でございました「商品名」におきまして、本来行うべき〇〇の確認作業を弊社担当者が怠ったことにより、重大な不具合が生じていることが判明いたしました。
これにより、お約束しておりました納期（〇月〇日）に商品を納めることができず、貴社の業務計画に多大なるご支障をきたしておりますこと、弁解の余地もございません。心より深く反省しております。
現在の状況と今後の対応につきまして、以下の通りご報告申し上げます。
- 遅延の原因 社内における〇〇工程での確認漏れ（人為的ミス）によるもの
- 最短納期につきまして 現在、全社を挙げて再製造（または修正対応）にあたっております。 【新納期：〇月〇日（曜日） 〇時】 上記日程にて、責任を持って納品させていただきます。
- 再発防止策 今後は二度とこのような事態を引き起こさぬよう、チェック体制のダブルチェック化および管理フローの抜本的な見直しを即座に実施いたします。
本来であれば、すぐにでも拝眉の上、お詫び申し上げるべきところではございますが、まずは商品の完成を最優先とさせていただきたく、略儀ながらメールにてお詫びとご連絡を申し上げます。
この度は、私の監督不行き届きにより、〇〇様に多大なるご迷惑をおかけしましたこと、重ねて深くお詫び申し上げます。
これなら、失礼のないしっかりとした謝罪文です。
ただ、これでは「丁寧すぎる」ケースもあります。 大手企業やBtoC向けは上記の感じで良いですが、BtoBで相手の担当者とも信頼関係がある場合は、少し他人行儀で冷たい印象を与えかねません。
そこで、続けてAIに「丁寧すぎる」と入力（指示）します。 すると……
【AIの回答例 2：トーン修正版】
株式会社△△ 部署名 お相手の役職 氏名 様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の（自分の氏名）です。
先ほどはお電話にて大変失礼いたしました。
弊社の確認ミスにより、多大なるご迷惑をおかけしておりますこと、改めて深くお詫び申し上げます。
今回の不手際は、完全に弊社の管理不足によるものです。言い訳のしようもございません。
現在、最優先でリカバリー対応を進めております。
お電話でお伝えしました通り、下記日程にて納品させていただきます。
【最短納期】〇月〇日（曜日） 〇時
二度とこのようなご迷惑をおかけしないよう、今後は確認体制を徹底いたします。
まずは商品を無事にお届けできるよう、責任を持って対応させていただきます。
取り急ぎ、メールにてお詫びとご連絡を申し上げます。
いかがでしょうか。 数秒で作成してくれるので、あとは自分なりに微調整するだけです。 これだけでも、かなりの時間が削減できると思います。
他にもAIを組み合わせることで、企画書の下書き、関連資料の収集、下書きからパワーポイントの作成、イラストの作成など、提案資料一式を作成できたりもします。
「本当にできるのか？」と思われるかもしれませんが、大手ではどんどん進んでいます。
「中堅社員」こそAIを活用すべき
１つ気をつけないといけないのは、AIは「最も一般的で失敗が少ない黄金パターン」を出力するという点です。 そこから脱却し、相手の心に響くものにするためには「アレンジ」が必要であり、それは中堅以上の人たちが持つスキルや経験に依存します。
つまり、スキルがまだ低い若手社員がAIで作ると「無難なもの」しかできません。 どこが良いのか、どこが悪いのかも判断しにくいのです。
そこを突破するには、中堅の人たちが培ってきたスキルが必要です。 AIに対して、若手社員にするように指示を出すのです。
・「こういった情報を入れたほうがいい」
・「ビジネス用語ではなく、わかりやすい言葉で」
・「先方でこういった話が出たから、それを踏まえて」
などなど。
AIは文章で入力しないといけないからこそ、皆さんの言語化能力や経験が活きます。
まずは「会話」以外の使い方でAIをビジネスに導入し、AIに慣れるところから始めましょう。
※セキュリティの関係で、AIは無料版ではなく有料版を使うようにしましょう。