アルファスでは、2013年から社内のビジネスチャットとして、Chatworkを利用しています。
今でこそ浸透していますが、当時はビジネスチャットという単語もほとんど聞きませんでした。

社内やクライアントとのコミュニケーションツールとしてだけでなく、「タスク機能」を使い、各種届書や稟議書の申請・承認フローもChatwork上で完結させています。

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目的ごとのグループチャットを作成

各種届書と稟議書のグループチャットを作成しています。

各種届書

申請者は、チャットの概要欄に記載されたフォーマットに従って内容を記入し、上長をタスクの担当者に設定して依頼します。上長は内容を確認後、期限までにタスクを「完了」するだけ。
これだけで承認が完了するというシンプルなルールです。

このグループチャットは部署ごとではなく、あえて全社員が参加しているのが特徴です。これにより、誰がいつ、どのような申請をしているのかがオープンになり、業務の透明性を高めています。

稟議書

品購入などの稟議書も、同様にタスク機能を使って運用しています。
申請者は「誰が、何を、どこで、どういった目的で」購入するのかを明記し、承認者へタスクで申請します。

アルファスでは、管理職と社長で決済権限の金額が異なりますが、そうした細かい運用ルールもチャットの概要欄に明記し、誰が見ても分かるようにしています。

このグループチャットも全社員が参加しており、会社の経費が何に使われているのか、その透明性を担保する役割も果たしています。
※あくまで経費に関するもので、商品の仕入れなどは含んでいません。

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今では高機能なワークフローシステムや勤怠管理・経費精算サービスもたくさん存在します。
しかし、普段から使い慣れているChatworkでも、少し使い方を工夫するだけで、同様の仕組みをシンプルに実現することが可能です。

もしChatworkを導入済みで、申請業務の効率化を考えている方は、この方法を参考にしていただければと思います。